EXPRESSO CORTADO

NUEVAS LABORES (ONBOARDING)

Gilberto Medina Casillas

Voy a iniciar un proyecto para crear una nueva división de un ‘Centro de Contacto’, antes conocido como ‘Call Center’, para que dé soporte estratégico a campañas electorales de precisión.

Para crear la División el C.E.O. deberá convocar a los colaboradores que la integrarán y se dará paso a una introducción a lo que los directores de proyecto llamamos “proceso de onboarding”, que en español significa “proceso de incorporación” o “proceso de integración de nuevos empleados”, ‘o creación de nuevas actividades´, para las cuales los empleados deberán ser incorporados con los conocimientos necesarios para que se desenvuelvan eficientemente.

Bien, vayamos al tema, que es la preparación de empleados para realizar nuevas tareas.

Estoy hablando de la capacitación inicial, que es el conjunto de acciones planificadas para que la persona recién incorporada reciba la información, los recursos, la formación y el acompañamiento necesarios para entender su rol, la cultura del entorno y empezar a aportar valor en el menor tiempo posible

La importancia del proceso de onboarding radica en que de este depende en gran medida la estabilidad de los equipos de trabajo. A su vez, la productividad de una compañía está directamente relacionada con la estabilidad de sus procesos internos.

Algunos de los principales beneficios del onboarding son los siguientes.

1. Reduce el tiempo de adaptación

La adaptación es un proceso exigente, en el que se maneja un alto volumen de información que debe ser asimilado por el nuevo trabajador. Una cosa es recibir la información y otra muy diferente asimilarla. En los procesos de inducción convencionales lo que se hace es, precisamente, volcar sobre el trabajador un gran volumen de datos, con la expectativa de que los asimile tan pronto como sea posible.

Por más que al encargado le parezca que los procesos son sencillos y claros, no siempre esto es así. El resultado es que el nuevo empleado puede incurrir en errores inicialmente y, además, se verá obligado a preguntar más de una vez, o a invertir parte de su tiempo en deducir cómo se hace algo, o a quién debe dirigirse para reportar una novedad, etc.

El onboarding busca que esto no suceda. En tanto se trata de un proceso gradual y bidireccional, ofrece el escenario adecuado para que el trabajador no sólo reciba la información, sino que la digiera y la asimile. Al final, con esto se gana tiempo y se evita que la adaptación se prolongue innecesariamente.

2. Fomenta una actitud proactiva.

Cuando el nuevo empleado se aborda como un agente pasivo que simplemente debe recibir información y luego aplicarla, las cosas comienzan mal. Con este enfoque se nutre una actitud reactiva en el trabajador, lo cual no es deseable.

Recordemos que una conducta reactiva es aquella en la que la persona espera a que las cosas sucedan para luego sí reaccionar. Por contrapartida, está la conducta proactiva, que se caracteriza por hacer que las cosas sucedan.

El mensaje implícito en el proceso de onboarding fomenta la proactividad. El proceso mismo es una forma de anticiparse a los problemas que pueden surgir con un trabajador nuevo y es una forma de decirle que así se debe actuar. En este caso, se enseña con el ejemplo.

3. Fortalece la adhesión del empleado con la empresa.

Si se tiene claro lo que es onboarding en recursos humanos, habrá esmero en lograr que los empleados con nuevas actividades se formen una imagen óptima de la compañía que las emprende. Y las ventajas comerciales que apertura la nueva División.

La motivación comienza cuando el trabajador siente que está en un contexto valioso, que le hace aportes relevantes y cuida de los procesos que adelanta. Esto afianzará su sentido de pertenencia y fidelidad.

4. Aumenta el compromiso gerencial.

Esto no quiere decir que el gerente sea quien deba encargarse personalmente del onboarding, sino que debe posicionarse como líder en ese proceso. Obviamente, delegará muchas de las acciones en sus colaboradores, pero debe verse y percibirse como la cabeza que está al frente del asunto. Así, no solo crea un vínculo constructivo con el reclutamiento de empleados, sino que fortalece los ya existentes con su equipo de trabajo.

5. Incrementa la productividad

Un buen proceso de onboarding se traduce en un mejor desempeño laboral y en un sentimiento de satisfacción bien cimentado, en todas las partes involucradas. Esto no solo minimiza la rotación laboral, sino que además incrementa la productividad y la eficiencia de la compañía.

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Las compañías más grandes y exitosas del mundo hacen uso de las técnicas de onboarding para integrar a sus nuevos colaboradores. Este dato, por sí solo, muestra la importancia de este proceso. De seguro, uno de los factores que las hace tan prósperas es el esmero con el que abordan al talento humano.

La importancia del proceso de onboarding no tiene discusión. Quizás algunas organizaciones se mantienen en el tradicional «proceso de inducción» porque no saben cómo implementar una práctica diferente. En realidad, es mucho más sencillo y menos oneroso de lo que puede parecer a primera vista. Y voy a echar un vistazo a los contextos donde se aplica:

·       Empresas y organizaciones (empleados): incorporación de nuevos trabajadores, desde que aceptan la oferta hasta los primeros meses en el puesto, abarcando bienvenida, formación inicial, presentación de la cultura y acompañamiento por un mentor.

·       Productos digitales y software (usuarios): “onboarding de usuarios” son los tours guiados, tutoriales, mensajes dentro de la app y correos iniciales que ayudan a un usuario nuevo a entender y usar un producto digital sin frustrarse.

·       Servicios y programas formativos: integración de personas que empiezan un programa educativo, una membresía o un servicio profesional, mediante sesiones de orientación, guías, y materiales introductorios que explican reglas, beneficios y funcionamiento.

En todos estos contextos, la lógica es la misma: reducir la incertidumbre inicial, acelerar el aprendizaje y reforzar el sentimiento de pertenencia o de “encaje” con el entorno.

El onboarding puede aplicarse en casi cualquier proceso de incorporación dentro de la empresa, no solo a empleados con nuevas actividades.

En todos los casos, la idea es estructurar la bienvenida, la formación inicial y la integración relacional para reducir errores, acelerar el desempeño y mejorar la experiencia.

Me voy a acercar al final de esta entrega señalando los aspectos esenciales del ‘onboarding’. El proceso de onboarding es el conjunto de fases que se deben llevar a cabo para facilitar la transición del nuevo trabajador desde su contexto personal al entorno de la empresa. Dicha transición comprende cuatro etapas:

·       Iniciación: Corresponde al primer contacto con el empleado con nuevas actividades asimilado a la organización. Es decisivo porque para el trabajador es el momento más exigente y en el que más apoyo necesita.

·       Integración: Hace referencia a las primeras semanas de trabajo, en las que el nuevo empleado se familiariza con su labor, con el equipo y con la compañía.

·       Adaptación: Comprende los primeros meses de trabajo, en los cuales se debe producir un proceso de afianzamiento en el cual el nuevo empleado se alinea con la dinámica de la empresa.

·       Seguimiento: El proceso de onboarding abarca hasta un año y durante el mismo es necesario mantenerse al tanto de la forma como el trabajador se integra y evoluciona en su productividad.

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Termino con una referencia entre directores de proyectos: las 5 Cs del onboarding.

Las 5 Cs, o los cinco niveles, son un conjunto de criterios o prácticas para mejorar el onboarding. Corresponden a los siguientes aspectos:

Conocer

Hay varios aspectos que el integrante con nuevas tareas debe conocer. Obviamente, el protocolo para desarrollar sus actividades y las funciones que competen a su cargo.

Sin embargo, en el proceso de onboarding en una empresa lo más importante es que se familiarice con las políticas internas. Esto incluye las normas de la organización, sus valores y las obligaciones legales implicadas en el trabajo.

Claridad

Comprende los métodos, estrategias, técnicas y herramientas que debe aplicar o emplear para llevar a cabo sus actividades de manera adecuada. Es lo que antiguamente se conocía como capacitación o instrucción para el cargo que el empleado va a ocupar.

Cultura

Hace referencia a la cultura empresarial y todo lo que está implicado en ella. El empleado debe conocer la misión, la visión, los objetivos y las metas de la organización. Este es el punto de partida para que logre alinearse con la propuesta de valor y de éxito de la empresa.

Conexión

El empleado con nuevas actividades debe tener claro cuál es su lugar dentro de la jerarquía de su organización. Es necesario que sepa a quién debe dirigirse en cada caso y cómo son las relaciones de dependencia e interdependencia dentro de la organización. Es el principio básico del trabajo en equipo.

Este aspecto también incluye la integración con el entorno laboral. Favorecer unas relaciones interpersonales sanas y fluidas contribuye a que el clima laboral sea también un factor de motivación.

Chequeo de avance y rendimiento.

Tiene que ver con el acompañamiento en el proceso de adaptación. Implica acciones como revisar periódicamente la evolución de esta persona en todos los aspectos, corregir posibles vacíos o fallas y dar un mensaje de apoyo. Estimular el talento humano es una prioridad en una compañía que quiere marcar la diferencia.

La importancia del proceso de onboarding radica en que de este depende en gran medida la estabilidad de los equipos de trabajo. A su vez, la productividad de una compañía está directamente relacionada con la estabilidad de sus procesos internos.

Dixit.